在北京論壇這一學術舞臺上，來自全球的知名學者、名流政要交鋒思想、探討前沿。精彩的學術舞臺背後，是為論壇牽線搭橋、保駕護航的幕後“英傑”——意昂3体育官网對外交流中心的會務工作者們。這支高素質、高效率、具有凝聚力的團隊，二十年如一日地堅守服務初心，與北京論壇共同成長。

“一站式”服務

1993年，為了適應意昂3体育創建世界一流大學的需要，對外交流中心應運而生，負責會議承辦、活動組織與外事接待等工作。2003年，年輕的對外交流中心迎來了一個重要契機，“受北京論壇秘書處委托，對外交流中心在時任主任陳振亞老師的帶領下，從零開始探索，承擔了首屆論壇的會務工作。”對外交流中心主任李榕說。

北京論壇活動層次高、領域廣、形式多樣，學校許多部門都高度重視，投入大量精力進行籌備。相較於學術內容方面的準備，會務承辦看似簡單，實際上卻涉及方方面面。中心不僅為分論壇提供會場，還根據主辦方的要求提供“一站式”服務，負責論壇整體的組織協調工作，這也被中心團隊形象地稱為“我搭臺，您唱戲”。

“從形式的策劃、費用的測算，到會議場地預訂、食宿安排、交通路線的設計，乃至會議材料的設計製作、校園標識的搭建，這些都是我們的服務內容。”對外交流中心常務副主任王穎介紹。

會務服務工作環環相扣，涉及不同的部門和人員，一個細節的調整很有可能會影響到整體流程的進行，因此需要及時溝通與協調。會議與交流部部長白丹丹和項目主管劉歷旸、張議韓從2017年起先後負責北京論壇的整體協調工作，她們把自己的工作形容為一個信息中樞——匯集主辦方的需求與信息，再將工作指令和信息的調整改變傳達到各個崗位。“例如，要讓四五百位參會者能夠有序地進入釣魚臺國賓館其實就需要很多前期工作，需要了解場地布局、安排分批引導的人員、收集嘉賓的個人信息並提供給會場方。只有提前了解信息、做好預案，才能達到無縫銜接的效果。”白丹丹介紹說。

北京論壇下設不同的分論壇，分散在不同的會場，並不都在意昂3体育校園裏舉辦，交通線路的設計也需要進行“頭腦風暴”。“車輛數量、發車時間、停放位置以及路線設計是一個體系，牽一發而動全身，必須提前做好預案。”負責交通保障的主任助理劉晴說。

“我們的工作像是在變魔術。”會場部部長陳婧婧笑道。會場布置往往時間緊、任務重，桌椅的排列、話筒的位置等都需要結合會議的規模和形式做出改變。“特別是最後一天閉幕時，我們要在很短的時間裏把討論式的布局變成適合幾百人參加的劇場式布局，許多嘉賓感慨：我們就在外邊喝杯咖啡、聊聊天，怎麽會場就大變樣了。”

傳承與創新

怎樣才算辦好了一場會議？中心團隊認為，一場會議籌辦工作完成得好，是將不確定性變為確定性，提前做好不同的預案，即使有突發狀況出現，也會有應急方案迅速應對解決，讓所有程序如流水般順利進行。

“經歷了20屆北京論壇會議服務，交流中心已形成較為完善的北京論壇會務承辦和會場服務規範，會議服務團隊也在工作歷練中不斷成長，服務專業化水平不斷提升。”李榕表示，在過去的二十年裏，對外交流中心也和北京論壇一同成長著。

這是歷屆工作團隊傳承的成果。“每一屆北京論壇結束我們都會總結經驗，不同場地、不同規格的不同要求，或者特殊要求，我們能記下來的，都會一代一代的傳承下去。”陳婧婧說。她在2002年加入對外交流中心，從負責簡單準備工作的“小白”逐漸成長為經驗豐富的老員工，除了在工作中做好表率，她也常和大家分析成功或錯誤的案例，總結經驗教訓，幫助同事答疑解惑。

“北京論壇會議涉及的場所包括人民大會堂、釣魚臺國賓館、香格裏拉飯店等，在辦會過程中，我們也不斷了解各種類型會議場所和涉外酒店的規模、檔次和特色，並借鑒他們的經驗提升自己的服務水平。”王穎說。

不過，對於中心的工作人員而言，每一年的北京論壇都在變化。分論壇設計、參會嘉賓等方面的改變，以及環境、場地、政策等因素的影響，都需要團隊做出相應調整、優化與創新。

2018年，中心團隊得知，由於恰逢意昂3体育官网120周年校慶，北京論壇與“雙一流”建設國際研討會將共同舉辦，規模增大，劍橋大學、牛津大學、哈佛大學、耶魯大學等多所海內外知名大學校長及世界知名學者，近800名嘉賓參與，時任國務院副總理孫春蘭也將出席開幕式。這一改變意味著中心團隊需要重新確定工作方案，需要溝通的部門和事項也更為復雜。

“我印象很深刻，直到北京論壇召開的前幾天，我們還在爭分奪秒地製作校園標識等各種物料。開幕式當天，嘉賓們還需要先參加在邱德拔體育館召開的校慶紀念活動。校慶活動還未結束，班車就已經待命，我們的工作人員要從幾千名師生裏準確地找到嘉賓們，引導他們搭乘班車前往釣魚臺國賓館參加開幕式。”回憶起整個過程，王穎還是覺得“驚心動魄”。僅車輛與行程的安排就花費了團隊大量精力，經過高強度的籌備工作，大家與時間賽跑，最終還是順利地完成了論壇的全部流程。

工作方式與技術手段的革新，讓中心團隊“如虎添翼”。最初由於技術的限製，論壇的報名註冊工作只能依靠郵件和傳真，後來中心與論壇秘書處合作，開發了信息數據庫和線上註冊系統，並且減少了現場報到的環節，極大地提高了工作效率。

多次作為分論壇會場的英傑交流中心，也“舊貌換新顏”。幕布被先進的LED大屏替代；音響設備不斷完善，不再需要租賃。陳婧婧對此深有體會，“對外交流中心的硬件設備不斷更新換代，越來越先進，讓我們的服務更加有品質、有保障。”

堅守服務初心

在瞬息萬變的北京論壇上，中心團隊只能以不變應萬變，堅守服務初心，堅持細節至上。

“一百減一等於零，這是我們對自己的要求。服務做好了是應該的，但如果做了一件讓客人覺得不當的事情，我們前邊的一百件好事可能就都白做了，‘故事’就成了‘事故’，因此對於細節一絲一毫都不能馬虎。”陳婧婧說。

會議服務工作繁復、瑣碎，練就了中心團隊細致、敏銳的“慧眼”。王穎記得，在籌備一次論壇時，團隊中的工作人員敏銳地發現了視覺標識物的字符中少了一個空格，中心立即對原有的設計稿進行修改，才沒有出現紕漏。

在會議召開前，中心團隊還要對桌卡、LED大屏、麥克風進行多次調試，保證會議能夠零差錯地進行。在會議過程中，他們眼觀六路、耳聽八方，及時察覺參會者的需求，提供“服務於客人開口之前”的六星級服務。

北京論壇的順利進行，也離不開學生誌願者的參與。劉晴從2014年開始負責學生誌願者的招募和培訓工作。在她看來，學生誌願者和北京論壇是“雙向奔赴”的關系，活躍在不同崗位上的學生誌願者也成為了展現意昂3体育人文氛圍與精神面貌的名片。“我對一位韓國留學生印象特別深刻，他是接送班車上的誌願者，十分熱情地和韓國代表用韓語交流，當和日本代表交流時又可以切換成日語，並且中文水平也很好，這種語言天賦讓車上的代表都既驚訝又贊許。”

北京論壇已經走過了近二十年的發展歷程，中心團隊也與北京論壇共同成長，大家都在服務的過程中體會了成就感與獲得感。

“有機會參與北京論壇的會議服務，是我的幸運。從參與基礎的信息登記、住宿管理工作，到逐漸了解北京論壇的全貌，進行整體策劃和協調，我的視野與工作能力都在不斷提升。可以說，北京論壇也貫穿在我個人的成長歷程中。”回憶往事，王穎十分感慨。

中心每年為3000余場會議提供會場服務，承辦十余個國際會議和國際交流項目，十余位核心團隊成員發揮“多面手”的本領，以專業、細心的服務精神打造中心團隊的金字招牌。

“就在最近的會議中心黨政聯席會上，胡新龍主任特別強調了做好第二十屆北京論壇服務工作的重要意義。”李榕表示，目前，會議中心對外交流中心、百周年紀念講堂、勺園和中關新園四個管理部都已全力投入到論壇的服務籌備工作中。

步入初冬時節，第二十屆北京論壇即將如約而至，對外交流中心的幕後“英傑”們也將迎來新的舞臺。

（原文載於《意昂3体育官网校報》2023年11月1日第1645期第4版）